Si algo hemos aprendido durante este tiempo de confinamiento es que se nos han visto las hechuras en Formación IT. Y no hablo de los profesionales de las tecnologías de información. Para esos se da por descontado que han de tener sus conocimientos y cursos de reciclaje.

No. Hablo de los curritos de a pie como tú y yo. De los señores que estaban acostumbrados a ir a su negocio o despacho y como mucho se llevaban su portátil a casa donde acumulaban toda su información. A todos estos nos ha pillado a contrapié y hemos tenido que lidiar con nuevas formas de trabajo a marchas forzadas.

En el mejor de los casos quizá haya venido alguien a tu empresa a darte unas directrices básicas, instalarte algún programa… aunque lo más corriente es que hayan salido los cuñados de turno a decirte cómo tienes que hacerlo a partir de ahora. Y estoy seguro que no debe haber sido nada agradable.

Para todos vosotros os voy a dar desde mi punto de vista unas pautas para que os centréis en lo que es realmente necesario. Para que os déis cuenta cómo podéis ser más eficientes, corregir cosas que a lo mejor no estábais haciendo bien, aprender cosas nuevas que os ayudarán a hacer la vida más fácil… en fin, a no empezar la casa por el tejado.

Tened por seguro que muchas de estas tecnologías han llegado para quedarse. Así que ahora que la cosa empieza a calmarse es hora de hacer las cosas bien. Empecemos con un poco de análisis previo.

¿Por qué hemos fallado?

A lo mejor decir que hemos fallado es un poco bestia. Pero sí, lo hemos hecho. Y tampoco es que sea una desgracia sin precedentes. Los que me conocen ya saben que soy amante de la cultura del error cuando este es constructivo y sirve para agregar valor a tu experiencia.

El problema viene cuando sabemos de sobra que se han de hacer las cosas de una determinada manera para prevenir situaciones como esta y se pasa un kilo porque… es más barato y lleva menos tiempo seguir sin innovar.

Sin embargo esta postura, aunque respetable, es de todo menos eficiente. Al ritmo al que va la sociedad, no solo española sino globalmente, es casi imprescindible ir innovando día a día para conseguir mejores resultados con la mínima inversión.

Y aquí llegamos al quid de la cuestión. Para unos ser eficientes consiste en no gastar dinero en innovación mientras que otros creen que para ser eficientes hay que invertir en la mejora de los procesos. Todo esto desemboca a largo plazo en dos vertientes: cortoplacismo vs previsión de futuro.

Así que a la pregunta de si se podría haber evitado el desmadre del cambio de modo de trabajo durante la pandemia la respuesta es, en una gran cantidad de casos, SÍ. Rotundo, en mayúsculas, negrita y neón si hace falta.

¿Ha salido a cuenta no invertir en Formación IT en vistas a una situación parecida o simplemente por innovar? A corto plazo seguramente. Uno podrá decir que no todos los años se tienen pandemias. Pero a largo plazo , sin ser yo experto en la materia económica, apostaría todo al NO rojo.

Más que nada porque la recesión brutal de la economía ni empieza con una pandemia ni acaba con las vacunas. Crisis ha habido y las habrá siempre. Y de la innovación depende la capacidad de capearla lo mejor posible. Esta crisis aún no ha acabado. La vuelta a la normalidad será progresiva y por el camino nos seguimos desangrando al no disponer de herramientas ni competencias adecuadas para minimizar los efectos.

Así que, respuesta corta a la pregunta de la cabecera. Hemos fallado porque no hemos querido/sabido ver la importancia de estar al día. Por conformismo y por falta de cultura inversora vs beneficios inmediatos.

La importancia de la Formación IT para profesionales

Contextualizada la historia vamos ya al grano. Supongo que ahora más que nunca os habréis dado cuenta de lo necesario que es contar con una buena formación IT o en Tecnologías de la Información.

Y no. No me refiero a que nos hagamos ingenieros informáticos, de sistemas o de telecos. Hablo de añadir competencias digitales a tu currículo. A averiguar cuáles son los procedimientos y herramientas que se están usando y que te permitirán ser más eficiente… osea producir más en menos tiempo con una inversión lo más baja posible.

A medida que vas adoptando esas nuevas capacitaciones te darás cuenta que se abre un nuevo abanico de posibilidades.

• Te vuelves más eligible para promocionarte internamente.
• Se abre una ventana de elección de un puesto de trabajo mejor.
• Puedes ampliar tu catálogo de servicios.
• Puedes actualizar u catálogo actual haciéndolo llegar a más personas.
• Abres canales de venta que antes no tenías.
• Se abren nuevas posibilidades de monetización de las que carecías.

Consecuencia de todo esto: ????. ¿Hace falta que me explique mejor?

Pero no todo se trata de ganar más paxta gansa (que al final sí, pero bueno…) sino como decíamos antes también del cambio de modo de trabajo.

Formación IT para formadores y profesionales de la enseñanza

En el caso de formadores y profesores la formación IT adquiere una dimensión aún más profunda. Son actividades que tradicionalmente se hacen de manera presencial y en el que la conversación inmediata tú a tú es vital. En este contexto está claro que tener conocimientos de herramientas digitales y nuevos procedimientos nos va a ayudar a realizar nuestra actividad.

Por otro lado hay que tener en cuenta, sobre todo en el caso de los profesores, que nuestros alumnos ya asisten a clase con una cultura digital mucho más asumida que nosotros. Es normal y parte del cambio de generaciones que se produce continuamente. Realizar cursos de reciclaje digital nos va a permitir acortar la brecha digital, entender mejor la otra parte y adaptarnos a unos procedimientos que para ellos son nativos.

Todo esto entra ya en el ámbito de la pedagogía. Pero no de la pedagogía moderna sino la de toda la vida. ¿Alguna vez te has puesto en el lado de quien está en la mesa? ¿Cuáles son sus motivaciones? ¿Cómo vive? ¿Qué herramientas usa para ello?

¿Alguna vez has intentado emularlo para ver cómo se siente? ¿Sabes por qué les atrae tanto lo digital? ¿Has tocado un juego en una tablet o móvil? ¿En una consola?

Cuando te des cuenta de todo eso verás que puede ser un arma a tu favor. Esto existe hace tiempo en conceptos como la gamification que consiste en aplicar al proceso de enseñanza aquellos elementos que enganchan al alumno en su tiempo de ocio. Tales como las recompensas virtuales, las subidas de nivel, los puntos, las mejoras estéticas… (siempre hablando a nivel digital ?).

Al final todo consiste en el sistema de recompensa – penalización pero adaptado a la nueva época. Hay mucho donde rascar ahí. Tanto que podría ser tema de un futuro artículo… ?

¿Por dónde empezamos?

Ya ves que tenemos trabajo por delante. No te desanimes. Lo bueno de todo esto es aceptar que hay que reciclarse y saber que cuanto antes iniciemos nuestra Formación IT, antes recibiremos el beneficio correspondiente.

Así que vamos a ello. Estos son los conceptos que deberías estudiar y dominar durante tu Formación IT.

La nube

Hartit@s debéis estar de tanto oir hablar de la nube de las narices como si fuera un anuncio de compresas. Supongo que debe ser como pasar de ver Breaking Bad o Lost y que todo el mundo te atormente al día siguiente hablando de lo bueno que fue el episodio.

Bien. Esto se acabó a partir de ahora mismo. Te explico lo que significa lo de la nube de marras que además es que es muy sencillo de entender y por qué es tan importante para nuestra Formación IT.

Cómo la nube lo ha cambiado todo

Hasta hace unos años el trabajo consistía a ir allí donde estaban los datos para manejarlos, procesarlos y obtener resultados. Y esos datos generalmente estaban en el disco duro de un ordenador.

Si el ordenador era portátil teníamos la suerte (o desgracia) de poder llevarnos el trabajo con nosotros allá donde podíamos llevar el ordenador, claro. Pero si era de sobremesa no había más narices que desplazarse allá donde estaba el ordenador para poder trabajar.

El concepto de «nube» cambia radicalmente todo esto. Los datos y los programas dejan de estar instalados en el ordenador para estar instalados en un centro de proceso de datos (CPD) accesible desde Internet. Con lo cual el currito de pro solo necesitaría un dispositivo (ordenador, tablet, smartphone) con conexión a Internet para poder trabajar.

Pero no te pienses que «la nube» es un ordenador que pone una empresa en algún sitio conectado las 24h. del día. No, no… es mucho más que eso. Para que este concepto funcione se tienen que diseminar muchísimos ordenadores en diferentes centros de datos de todo el planeta. Y se han de diseñar aplicaciones específicas que no requieran instalarse en el disco duro.

¿Qué conseguimos con esto? Pues por una parte que cualquier persona con acceso pueda trabajar con rapidez en cualquier parte del planeta ya que siempre tendrá una de las máquinas de la nube relativamente cerca. Y por otra parte no hará falta que nos llevemos el ordenador con nosotros porque las aplicaciones se cargan desde un navegador corriente y moliente.

Ejemplo práctico.

Te lo explico mejor con un ejemplo que seguro que hará que te quede más claro. Imagina que eres un currela de oficina típico de los años 2000. Te levantas, te vas a tu oficina, enciendes tu ordenador de sobremesa, cargas el Word o el Excel y empiezas a hacer tu contabilidad, facturas, presupuestos, etc.

Grabas tus resultados en un disco duro que puede ser el de tu ordenador o el de un ordenador conectado a la red interna de la oficina. Acabas tu turno. Piras a casa en tu Honda Scoopy y te tragas 7 capítulos seguidos de Prison Break antes de darte cuenta que has de volver a la oficina porque ya es de día. ¿Claro, no?

Hoy en día esto no tiene por qué ser así. Puedes cargar tu Office365 en el navegador y conectar con tu cuenta de almacenamiento en OneDrive o Google Drive. Tus datos ya no están en los ordenadores de tu oficina a menos que hagas una copia de respaldo sino que están diseminados por la red, de manera etérea… como una nube.

Puedes cargar tu Word o Excel desde cualquier parte del mundo con cualquier dispositivo. Puedes conectarte a tu disco duro virtual y cargar datos. Puedes trabajar como quieras y desde donde quieras y sin cargar trastos pesados porque los datos ya no tienen que ir contigo. Están… en la nube. Y a la nube accedes cómo y dónde te de la gana. Con tu conexión de móvil o con tu WiFi.

Cocreación de documentos

La nube abre la puerta a una nueva manera de trabajar pero también de colaborar. El trabajo en equipo no tiene nada que ver con como era antes. No hace falta estar todos en el mismo sitio (allá donde esté el disco duro con los datos) sino que cada uno desde donde se conecte puede ser parte activa en la generación de documentos… ¡a la vez!

Imagina por ejemplo un brainstorming. Todos pueden poner sus ideas en un único documento. O imagina un Excel enorme con varias páginas diferentes que has de entregar actualizado mañana. Puedes quedar con tus compañeros de curro y cada uno dedicarse a una página diferente. Si hay alguna duda, algún compañero puede saltar a la página donde estás trabajando y corregir las celdas que se necesiten mientras tú lo ves en tiempo real.

Como puedes ver en el vídeo, tampoco es necesario que todos estén editando el documento al mismo tiempo. Puedes incluso ir dejando comentarios para el resto del equipo que irán viendo a medida que se vayan conectando y que pueden contestar si lo ven adecuado.

Almacenamiento de documentos

A estas alturas seguro que «palabros» como Dropbox, Google Drive, OneDrive… te deben como mínimo, sonar. Y si no te suenan no te preocupes que yo ahora te lo mastico un poco.

Todos ellos son servicios de almacenamiento en la nube. Esto quiere decir que la empresa dispone de una red de ordenadores distribuidos por todo el planeta donde puedes almacenar tus documentos: fotos, proyectos, documentos de texto, vídeos… todo lo que puedas guardar en un disco duro.

Y eso ¿para qué? Pues para lo que comentábamos al principio cuando hablábamos de la nube en sí. Para poder acceder a ellos desde cualquier punto con conectividad a la red y desde cualquier dispositivo.

Puedes empezar un documento en tu PC de casa, revisar los comentarios que ha hecho tu equipo de trabajo sobre ese documento en tu tablet mientras vas en metro y hacer aquellos ajustes que se te olvidaron mediante un smartphone a la hora del café.

Lo importante es que los documentos estarán siempre disponibles y a salvo en ese «ente» que es la nube y que se nos aparece como algo etéreo donde flota toda nuestra información.

Gestión de documentos

Seguramente ahora te estés preguntando cómo es de efectivo manejar documentos guardados en un sitio que no es tu ordenador. ¿Se pueden copiar? ¿Se han de descargar? ¿Cómo se organizan?

Tranquilidad ante todo. Por suerte la manera que se tiene de trabajar con documentos alojados en la nube es prácticamente idéntica en muchos casos a como lo es trabajando en un ordenador. Es posible incluso manejar los ficheros con las ventanas de Windows o de iOs de toda la vida. Veamos estos dos ejemplos.

Desde la web

El primer modo y el más obvio de manejar los ficheros en la nube es mediante una página web que el proveedor de servicios en la nube (Google, Microsoft, Amazon…) pone a nuestra disposición. En esta página web lo normal es ver los archivos con iconos y carpetas, igual que como lo hacemos en nuestro ordenador.

Dependiendo del proveedor podrás hacer más o menos cosas, ya que eso depende de cómo hayan realizado su interfaz de usuario pero suele ser muy intuitivo y lo que no se puede hacer directamente sí que se puede hacer con menús secundarios.

En la imagen anterior puedes ver un menú desplegable en el que además de las opciones habituales como copiar/mover/renombrar ficheros puedes hacer otras cosas interesantes como compartirlo, obtener un enlace o descargarlo.

Con un sincronizador

Pero si no tienes ganas ni tiempo de aprender una nueva manera de gestionar tus ficheros puedes usar las ventanas de tu ordenador de toda la vida usando un sincronizador. ¿Cómo funciona?

Es muy sencillo. Primero te bajas el programa sincronizador desde la web del proveedor del servicio, sea Google, Microsoft o el que sea. Una vez instalado te preguntará qué carpeta de tu ordenador va a ser considerada como la carpeta raíz del almacenamiento en la nube. Puedes crear una nueva en algún sitio ya preparado para ello.

El siguiente paso es especificar cómo va a funcionar el sincronizador. Lo normal es que una vez definida la carpeta raíz, todas las carpetas y los documentos que «cuelguen» de esa carpeta se copiarán automáticamente en tu espacio en la nube. Con ello no solo tienes los documentos accesibles desde internet sino que guardarás una copia en tu disco duro.

Lo interesante de todo esto es que cualquier cambio que hagas en tus ficheros del disco duro se reflejarán también en los ficheros en la nube manteniendo siempre una copia exacta. Y al revés, si cambias algo directamente en el documento en la nube los cambios pasarán también a la copia en tu disco duro. ¿Chulo, no?

Comunicaciones

Un elemento imprescindible durante esta pandemia han sido las herramientas de comunicación. Así que debería ser otro punto crucial para aprender durante tu Formación IT. Herramientas como Meet, Zoom, Classroom, Skype… Algunas desconocidas y otras olvidadas. Todas ellas nos han explotado en la cara y no es que estuviéramos muy preparados para usarlas.

Pero vamos a crear un par de segmentos en estas herramientas. Distinguiremos aquellas diseñadas para meetings o reuniones o aquellas que constituyen una auténtica suite de herramientas para dar clases.

Reuniones colaborativas y formación online

¿Recuerdas aquellos programas de antaño que servían para hablar con la gente mediante un ordenador por medio? Si como yo, ya tienes entradas en la calva o sabes la relación entre un boli bic y una cinta de casete, seguramente recordarás el MSN Messenger o incluso el inefable ICQ.

Las herramientas para reuniones colaborativas de hoy en día vienen a ser los mismos programas pero hipervitaminados. Con ellas no solo podrás chatear y hacer videoconferencia con una persona. También podrás llevar a cabo tareas de manera colaborativa y dispondrás de herramientas para aumentar la productividad de los equipos de trabajo.

Herramientas ilustres que no pueden faltar en tu formación IT

• Zoom
• Skype
• Google Meet,
• Jitsi
• ClickMeeting
• Webex

Es más. Te sugiero que aprendas a usar las siguientes características de estos programas

Entornos de trabajo colaborativo

Los entornos de trabajo colaborativo van incluso un paso más allá de las herramientas de reuniones virtuales. Y eso es porque suelen incluir todo lo que incluyen las primeras y además una serie de herramientas de productividad en las que no hace falta que todo el mundo esté conectado a la vez para trabajar.

Conozco bien estos entornos ya que estuve trabajando en el precursor de uno de ellos. Lo que por aquel entonces se llamaba «Red Social Corporativa». Y sí, son exactamente lo que parecen. ¿Te imaginas un «Facebook para empresas»? Pues añádele un buen puñado de herramientas de productividad y tendrás ya la herramienta de turno en su salsa.

Así a bote pronto me salen dos nombres a los que debes echar el ojo. Y si la formación IT que vas a realizar os incluye, mejor que mejor.

• Microsoft Teams
• Slack

Aunque se pueden hacer cosas parecidas, la filosofía de ambos es muy diferente y seguramente es debido a la procedencia de ambos. Mientras que Teams es es el derivado directo de Yammer (una red social corporativa comprada por Microsoft y que ahora forma parte de Office) Slack nació como un chat colaborativo al que se se le han ido añadiendo funciones, extensiones y plugins hasta ir formando el monstruo que es hoy en día.

Es por ello que también el tipo de equipo que se organiza suele usar una u otra herramienta. Mientras que Teams es más para el usuario corporativo Slack tiene una legión de usuarios en los entornos científicos, académicos y de IT. Es algo así como herramientas para los de letras y los de ciencias.

El mejor momento para reciclarse y comenzar con tu formación IT

Sí, ya lo sé. «Ojalá hubiera sabido todo esto antes de la pandemia». Está claro que te hubiera ahorrado más de un dolor de cabeza. Pero piensa en positivo. Los contagios están bajando. El estrés también. Los trabajadores ahora somos más conscientes de los beneficios del teletrabajo. Se vine el veranito y bajada de intensidad laboral…

¿Qué quiero decir con todo esto? Pues que este es un momento inmejorable para recuperar la oportunidad perdida y empezar la próxima temporada con la experiencia forzada sumada a la formación como dios manda. Muchas cosas ya las tendrás frescas y te será mucho más fácil hacer el seguimiento. Y otras cosas las descubrirás o sabrás cómo se hacen. Es una situación ganadora!

Y ya dejo de daros la brasa porque veo el contador de palabras y yo mismo me mareo. Disfrutad de la playa y de un poquito de amor. Reencontráos con los seres queridos. Disfrutad de la vida… y nosotros nos vemos en quince días con mucha más información de valor.

Abrazos a todos, besazos a todas! ¡Videomarqueteros, hasta la próxima!

Créditos imágenes

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Zapa

Propietario y fundador de Streamyng.

Especialista en desarrollo y arquitecturas de productos audiovisuales corporativos.

Apasionado de las nuevas tecnologías, Internet y todos los cachivaches que caigan en sus manos.