Zoom. Análisis de las mejores plataformas de webinars y meetings

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Zoom. Análisis de las mejores plataformas de webinars y meetings

zoom analisis plataformas webinars meetings

Mucha gente estaba esperando nuestro análisis de Zoom después de que publicáramos la review de ClickMeeting. Es tanto el crecimiento y la expectación por esta plataforma de webinars y reuniones virtuales que ya se hacía raro dejar pasar tanto tiempo.

Aún así, los neófitos y gente que no está habituada a usar las nuevas herramientas en estas épocas de confinamiento y teletrabajo siguen siendo escépticos y más aún cuando entran a Zoom y no saben por dónde empezar.

Pues para todos vosotros, maestros, gestores de eventos, médicos, jefes de proyecto, directivos y demás va este artículo. No solo daremos un vistazo a la herramienta sino que explicaremos a qué tipo de usuario va dirigida y si merece la pena invertir recursos en ella o mirar alternativas. ¡Vamos allá!

Zoom. La plataforma de webinars que casi muere de éxito

Pongámonos en contexto. En diciembre de 2019 Zoom era una plataforma solo conocida por los que nos movemos en el mundillo del streaming, las meeting rooms y poco más. Era de las buenecillas, con 10 millones de usuarios, que para ser una aplicación nicho son muy buenos números.

Pero unos meses después se desata el Armagedón COVID-19 y todo el mundo como loco se lanza a lo primero que ve que puede solucionarle la papeleta. Resultado: Zoom pasa a tener más de 300 millones de usuarios en tan corto espacio de tiempo que no puede reaccionar adecuadamente tal y como expliqué en su día en el artículo que os he enlazado de Google Meet vs Zoom.

Hoy día no se sabe a ciencia cierta cuántos usuarios tiene Zoom aunque algunas fuentes dicen que tienen 433,700 usuarios correspondientes a empresas con más de 10 trabajadores. Lo cual no nos da una idea actual pero ya podéis contar que deben ser… muchos.

Respuesta de Zoom a sus desafíos de seguridad

Y aún así la respuesta de Zoom no se puede calificar de otra manera que de excelente. Todos los grandes agujeros de seguridad que aparecieron debido al incremento del 3000% se subsanaron. A saber:

  • Se aplicó la encriptación punto a punto
  • Se implantó el inicio de sesión único y varias mejoras en el inicio de sesión
  • Se desarrolló el 2fa (two factor authentication) para impedir la usurpación de cuentas

Y por si esto fuera poco, se añadió un «botón de pánico» que interrumpe toda la actividad del evento en caso que haya una intromisión no deseada.

Un movimiento que hace que ellos mismos confíen en sus propias medidas de seguridad y posibilidades de expansión (sí, aún más) es el de levantar todas las restricciones en el uso de la versión gratuita cuando lleguen fechas especiales como Navidad, Pascua, etc.

En definitiva, podemos afirmar que deberíamos tranquilizarnos por usar Zoom. Más incluso que otras soluciones como Meet de Google en los que queda claro de qué vive la plataforma.

Hablando de Google y Zoom…

No sabemos cómo ni por qué. Pero tradicionalmente Google se ha mostrado muy beligerante con las plataformas que le comen parte del pastel. Ahí tenemos la batalla encarnizada que tiene Youtube con Twitch por ejemplo, que no es más que otro episodio de la guerra Google vs. Amazon.

Sin embargo y a tenor de las integraciones que tiene Zoom parece que la relación con Google es más que fluida. Ahí tenemos por ejemplo la integración absoluta con Google Calendar de la que hace gala. Con esta integración aparece un botón en los eventos de GCalendar que permite añadir un evento de Zoom, tal y como se puede hacer con Google Meeet.

Zoom. Análisis plataformas webinars. integración Google.

Así mismo hace ya un tiempo que se puede utilizar Zoom con el dispositivo doméstico de Google. El Google Nest.

Educación

Como ya hablamos de las funcionalidades genéricas de Zoom en nuestro artículo comparativo con Google Meet, vamos a centrarnos en sus características diferenciadoras. O mejor dicho, cómo estas características pueden aplicarse de manera diferencial en los sectores que más están demandando soluciones de teletrabajo: educación, medicina y finanzas.

Aunque en la página web de Zoom exponen su «education plan» como uno con sopotocientas mil características dedicadas al e-learning, la verdad es que son las características de toda la vida con un texto de adorno explicando cómo deben aplicarse en el ámbito educativo (muy típìco en marketing).

Esto de por sí no es malo ya que muchas veces vemos las características de un producto y no imaginamos cómo pueden ayudarnos. De esta manera podemos ver una aplicación práctica que nos ayude a decidir si la solución merece la pena o no.

Vamos con esas aplicaciones prácticas.

Gestión de las clases

Sala de espera

La gestión de las clases se beneficia de las características genéricas de Zoom tales como la sala de espera. Gracias a esta sala uno puede tener la seguridad de que solo los alumnos que uno desea van a asistir al evento. Se pueden admitir todos los alumnos de golpe (los que por ejemplo vengan de un único dominio que puede ser el de la escuela) o ir admitiéndolos uno a uno.

Zoom. Análisis plataformas webinars. Waiting room
Sala de espera a la que se dirige un mensaje. En breve el asistente será aceptado.

Modos de vista

Los modos de visión pueden ser muy útiles para los profesores. Hay un modo en el que la persona que habla ocupa la mayor parte de la pantalla sin dejar de ver al resto de participantes (perfecta para explicaciones magistrales o presentaciones de alumnos) y luego una vista de galería en la que se pueden ver a todos los participantes con el mismo tamaño.

Cabe decir que dependiendo de la potencia de nuestro ordenador podremos visualizar hasta a 49 personas simultáneamente lo cual va de sobras para el número de alumnos por clase.

Además, una de las características que seguro va a facilitar la vida a los profesores es la capacidad de reorganizar el orden de los vídeos con un simple drag and drop (arrastrar y soltar). Por ejemplo en una presentación de grupo se pueden poner a los presentadores los primeros para tenerlos mejor localizados.

Zoom. Vista de galería con drag and drop
Arrastrar y soltar para reorganizar la vista de galería

Pero si esto no es suficiente y realmente queremos destacar a un grupo de personas que esté llevando a cabo una exposición, podemos «destacarlo» para que todo el mundo lo vea… eso; de manera destacada -😁 (bienvenido, Captain Obvious). Eso sí. El resto de participantes solo va a ver esos 9 destacados.

Con la característica «spotlight» podremos destacar hasta 9 participantes de la galería

Gestión de asistencia

Esta es una de las preguntas que más se deben hacer los profesionales de la educación. Sobre todo aquellos dedicados a las etapas más tempranas como primaria y secundaria. ¿Cómo puedo gestionar la asistencia de las clases?

La respuesta es sencilla. Si configuramos la clase virtual para que sea obligatorio el registro antes de entrar, luego tendremos un informe de este registro que nos permitirá saber quién ha entrado en la sala.

No tengamos miedo de hacerlo. Muchos subestiman la capacidad de los jóvenes para realizar tal o cuál tarea. Los nativos digitales ya de bien pequeños saben lo que significa sign in o log in yo creo que ya desde el útero materno.

Herramientas de interacción

Obviamente en el entorno virtual vamos a perder ese «cara a cara» que directamente hace más fácil la interacción entre alumnos y con el profesor. Para ello Zoom dispone de herramientas para paliar este hándicap.

Habitaciones grupales

Sin duda esta es una de las características que más me gusta de Zoom. La posibilidad de dividir los asistentes en grupos individuales para, por ejemplo, realizar alguna actividad.

Se pueden crear hasta 50 grupos de trabajo dentro de la clase y queda siempre a manos del profesor la confección de los grupos que puede ser automática o manual. También se puede configurar para que los alumnos puedan pasar libremente de un grupo a otro. El profesor puede ir «pasando» por cada uno de los grupos, obviamente.

Zoom. Análisis plataformas webinars. Administración de las habitaciones grupales.
Habitaciones grupales en acción. Dos grupos de trabajo a los que se les avisa que en breve deberán volver a la sala principal

Fondos como presentaciones

Usando la imaginación podemos usar la característica de Zoom para cambiar nuestro fondo virtual en nuestro provecho.

Ya que con esta característica podemos cambiar el fondo de nuestra estancia por una imagen, un vídeo o una presentación, podemos jugar a ser «el hombre del tiempo». Para ello dejamos que nuestro alumno cargue su presentación como fondo virtual y puede ir explicándola como si fuera una proyección.

Zoom. Análisis plataformas webinars. Powerpoint como fondo virtual
Rudimentario pero efectivo. El sonido y las animaciones no entran en el paquete

Encuestas

Un clásico de los webinars que puede usarse sin problemas durante el desarrollo de las clases. Es más, el componente de anonimidad puede motivar más aún a la participación. Más por ejemplo, que la mano alzada.

Las respuestas pueden ser únicas o múltiples y al final siempre veremos una estadística.

Reacciones y comunicación no verbal

Cuando queremos mantener un nivel mínimo de interactividad, siempre se puede desconectar tanto el chat general como el chat privado y mantener las reacciones.

Las reacciones pueden indicar mediante iconos las sensaciones que está percibiendo el alumnado. Si vas demasiado rápido, lento, alzar la mano para pedir la palabra…

Otras herramientas

Otras herramientas que ayudarán a aumentar la interacción con los alumnos pueden ser las anotaciones en una pantalla compartida o pizarra. También para asignaturas especiales como Educación Musical hay una configuración que permite usar audio de alta fidelidad.

Integraciones

Aparte de lo visto nos queda la parte más creativa. Aquella en la que ya no usamos Zoom al 100% sino en combinación con otras soluciones. Y hay que decir que en este apartado es donde vemos las cosas más sorprendentes.

Por ejemplo, esta aplicación que permite usar el teléfono como cámara autónoma durante la reunión. Se puede usar por ejemplo si estamos leyendo un texto, mirando una foto o un objeto y necesitamos un plano rápido para mostrar aquello que estamos viendo.

Aparte están las integraciones con los LMS (learning management system) más populares. Léase Canvas, Blackboard, Desire2Learn, Moodle, Schoology, Sakai

Finalmente Zoom tiene un mercado de apps para acabarle de sacar todo el jugo e incluso ampliar las funcionalidades. Al más puro estilo Google Play.

Zoom. Análisis plataformas webinars. Zoom marketplace

Medicina

Para el resto de ramas que Zoom quiere potenciar poco más se puede añadir puesto que lo principal son las mismas características aplicadas al sector.

Así, por ejemplo tenemos que la calidad de vídeo HD incluso disponiendo de ancho de banda limitado facilita la visualización de zonas heridas o fotografías que hagan más fáciles la identificación de posibles dolencias.

En cuanto al ámbito colaborativo, la pizarra y las anotaciones hace que el trabajo entre diferentes especialistas sea mucho más eficiente, rápido y sencillo.

En lo que sí que se especializa Zoom para el apartado médico es en sus integraciones y sus certificaciones en materia de seguridad médica internacional. Así, además del sempiterno AES – 256 también cumple con los estándares HIPAA (firma BAA) y PIPEDA/PHIPA. Estos son estándares de encriptación de datos que van a asegurar la privacidad de los historiales médicos de los pacientes.

En el apartado de integraciones tenemos la de Epic Launch, que es un sistema de workflow (algo rollo Trello) y también integraciones con hardware médico. Sobre todo con aquel que dispone de una cámara.

Finanzas

Para el mundo de las finanzas tan solo cabe destacar que además de todas las características anteriormente comentadas y la seguridad que ofrece la encriptación de datos AES – 256, Zoom cuenta con la integración con el sistema de archivos Smarsh y Global Relay. Poca broma también con el grande de los CRM, Salesforce. Aunque este igual entraría ya más en el apartado de ventas.

Conclusiones

No es raro que la mayoría de la gente se haya decantado por Zoom como solución de facto para las reuniones virtuales que necesiten un plus de productividad. Las empresas que ya tienen contrato con Microsoft seguramente se habrán decantado por Teams y el resto por Google Meet al estar dentro del ecosistema de Google que usan habitualmente.

Sin embargo eso no debería ser óbice para dejar de echar un vistazo a esta solución que incluso en su versión gratuita ofrece incluso más que versiones de pago de la competencia.

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