Más que nunca necesitamos soluciones a los nuevos paradigmas «post-bicho», tal y como comentábamos en nuestro artículo anterior. Y una de las actividades más afectadas es el de las reuniones de cualquier tipo. Ya sean corporativas, de formación o una demo de ventas.

Para poder seguir realizándolas con toda seguridad podremos optar por un sistema de videoconferencias gratuitas que nos permitirá organizar reuniones virtuales. Son soluciones que llevan años entre nosotros y que ya estaban implantados sobre todo en grandes empresas por el ahorro de costes que conlleva en viajes internacionales.

¡Pero espera, Zapa! ¿Has dicho que son soluciones de grandes empresas? ¡Aaaahgh! ¡Dinero! ¡Inversión! ¡Costes! No puedo, no puedoooorlghh ?

Tranquilo amigo videomarquetero. Ya sé que vienen tiempos más que chungos, que las arcas están vacías y que a falta de Chiquito tenemos los grandísimos chistes de las ayudas del gobierno. Pero aquí ya sabes que somos acérrimos del Marketing de Guerrilla. Así que vamos a montarnos un sistema de videoconferencias con lo mínimo.

¡Vamos allá!

Plataformas de Videoconferencias Gratuitas

Google Meet

¿Cómo? ¿No te suena Google Meet? ¿Y si te hablo de Hangouts qué tal? Porque es ni más ni menos que eso. El antiguo Hangouts que pasa a formar parte de la denominada G Suite o Google Suite. Un conjunto de herramientas de productividad para la empresa.

Si sigue sin sonarte has de saber que seguramente estás usando ya alguna de sus soluciones. Google Drive, Gmail, Calendar… todas forman parte de la G Suite y puedes usarlas de manera gratuita con limitaciones respecto las versiones business.

Características

En el caso de Meet nos encontramos con una solución con incluso menos funcionalidades que el antiguo Hangouts, por lo menos en su versión gratuita. Aún así contamos con la posibilidad de crear reuniones de hasta 100 participantes, de los cuales podremos ver hasta 16 de manera simultánea.

Vamos, que iremos sobrados.

Y en cuanto a la duración de las reuniones de momento no parece haber límite de tiempo a causa de la pandemia aunque se anuncia que podría haber una restricción de 60 minutos a partir de septiembre.

Respecto a sus características cuenta con lo mínimo. Puedes compartir la pantalla completa, una aplicación o una ventana de las que tengas abiertas.

Una característica muy chula y que te puede servir si mantienes reuniones con gente que no sepa el idioma es la de la generación de subtítulos automática. Es exactamente la misma característica que vemos en Youtube y que está gobernada por el algoritmo de IA de Google.

El sistema de soporte se basa en grupos de Google y cuenta con una buena base de documentación donde además se incluye una guía de aprendizaje e incluso la manera de pasarse desde las soluciones de Microsoft.

¿Qué necesitamos para usar Google Meet?

El único requerimiento para poder usar Google Meet de manera gratuita es operar desde una cuenta de Google. Al tratarse de una solución basada en web abarca la mayoría de Sistemas Operativos conocidos.

• Apple^® macOS^®
• Microsoft^® Windows^®
• Chrome OS
• Ubuntu^® y otras distribuciones Linux^® basadas en Debian
• Android mediante su propia app.

En cuanto a exploradores están prácticamente todos soportados. Incluso el vetusto e infame Internet Explorer en su versión 11 aunque con soporte limitado. Tanto Chrome como Firefox, Safari y Edge podrán hacer funcionar Google Meet sin problemas.

¿Cómo Funciona Google Meet desde Ordenador?

El funcionamiento de Google Meet es tan sencillo que hasta tu abuela estará encantada de organizar un «Imserso Meeting In Da House».

• Entras en la página de Google Meet
• Le das al botón de «Organizar Reunión»
• Permite el acceso a tu cámara y micrófono

Y listo. Solo tendrás que compartir el enlace a aquellas personas que quieras invitar.

Zoom

Sin duda habrás oído hablar de esta solución que está en boca de todos útimamente aunque por diversos motivos.

Ante la falta de empuje de la solución de Google (hasta que le han visto las orejas al lobo con Zoom) la gente se ha espabilado y ha empezado a usar Zoom masivamente.

Y no es para menos porque la verdad es que en su solución gratuita Zoom tiene muchas más características y herramientas que ayudan a hacer las reuniones mucho más dinámicas y productivas.

Sin embargo Zoom ha estado bien a puntito de morir de éxito debido al auge masivo de su popularidad en poco tiempo, como veremos más adelante.

Características de Zoom

Zoom se ha destacado como la solución de facto de videoconferencia gratuita estos últimos meses. Pasando incluso por encima de Google y Microsoft. Y eso se debe a que añade características que le dan valor añadido. Veamos las más importantes.

Al igual que Google Meet, Zoom permite reuniones de hasta 100 participantes. No solo eso sino que si la pantalla lo permite podremos ver simultáneamente ¡hasta 49 participantes en vídeo! Solo por eso ya ha atraído la atención de los centros educativos que lo ve como una plataforma perfecta para dar clases y sesiones de formación a distancia.

La única «pega» es que a diferencia de Google Meet, el límite de la reunión en la versión gratuita es de 40 minutos. Así que para clases de una hora habría que interrumpirlas y reanudarlas en una nueva reunión, complicando el proceso.

Una característica que le distingue de Google Meet a su favor es la capacidad de grabar las reuniones en nuestro disco duro para posterior visionado o colgarlas en la web.

También permite programar una reunión. Esto es importante ya que con la información podemos crear un mailing de recordatorio con los datos de acceso y enviarlo a todos los participantes. La integración con outlook y google calendar permite incluso iniciar las reuniones desde estas aplicaciones.

Luego tenemos los controles de gestión de la sala donde el anfitrión (la persona que organiza la reunión) puede gestionar los permisos de audio y vídeo. Los participantes por su parte pueden solicitar turno de palabra con la característica de «alzar mano».

Si te preguntas si se puede compartir la pantalla, sí, por supuesto. Los consabidos controles de compartir ventana o aplicación están ahí. Y además podemos compartir una pizarra donde podemos dibujar, escribir, señalar…

¿Qué Necesitamos para usar Zoom?

Zoom funciona de manera un poco diferente a Google Meet. Se usa igualmente el navegador pero el organizador de la reunión deberá bajarse un paquete de software que deberá instalar y usar desde el ordenador. Hay extensiones para Firefox, Safari y Chrome que permitirán lanzar la reunión desde el navegador una vez instalado. Los asistentes a la reunión no necesitan instalar nada.

Asimismo también hay complementos para Office 365, Outlook y Gmail, que permitirán gestionar también las reuniones desde las respectivas herramientas. Sin olvidarnos de la integración con Slack.

También hay app para Android y iOs.

¿Cómo Funciona Zoom Rooms?

Al tener tantas posibilidades también aumenta un poco la complejidad a la hora de organizar una videoconferencia gratuita con Zoom. Pero no es para nada para echarse a temblar. Simplemente es más laborioso.

• Entrar en el panel de control principal de Zoom con nuestra cuenta.
• Configurar las opciones de seguridad y privacidad, permisos para compartir pantalla, subtítulos, etc. en la sección de configuración.
• Hacer click en la opción «Ser anfitrión de una reunión» en el menú superior para iniciar una reunión de manera inmediata.
• Programar una reunión en la sección «Reuniones» del menú lateral para crear una reunión que se realizará posteriormente.

En este segundo caso tendremos que completar todos los campos de texto con la información de la descripción, día y hora de nuestra reunión. Grabamos los datos y luego tendremos la posibilidad de integrar la reunión en alguno de los calendarios que dispongamos como Outlook o Google Calendar.

Cuando llegue el momento solo tendremos que iniciar la reunión et voilà!

Seguridad y Zoombombing en Zoom

A pesar de todas las virtudes seguro que la marca ha llegado a tus oídos por otros asuntos como fallos de seguridad o la última moda hasta hace poco que es el Zoombombing. Vamos por partes.

Antes de nada hay que entrar en contexto. Zoom tenía 10 millones de usuarios en diciembre del año pasado. En marzo tenía 200 millones y mientras hablamos han superado ya los 300 millones.

Imagináos el impacto que debe tener eso. No solo a nivel de infrastructura sino a nivel de popularidad. Y ya sabemos que la gente que se dedica a hackear sistemas solo lo hacen en aquellos que son populares porque son los que merecen más la pena. Y Zoom se hizo MUY popular de la noche a la mañana.

Obviamente no tardaron en salir los problemas de seguridad pero desde Zoom se reaccionó bastante deprisa incorporando la encriptación con cifrado AES 256-bit GCM haciendo muy difícil la intromisión externa y corrigiendo otros fallos de arquitectura interna.

El otro problema al que se enfrentaron los usuarios de Zoom es el llamado Zoombombing. Por descuidos de los anfitriones o porque algún usuario listillo compartió de más las direcciones y contraseñas de las reuniones estas se han visto trolleadas en algunos casos por gente que solo tenía ganas de liarla.

Algún caso simpático se salva. Como el del Youtuber Didac Ribot, famoso por sus bromas de humor blanco y sano. Muy grande este chico y siempre respetuoso pidiendo permiso para publicar la broma en sus vídeos.

Cuadro resumen comparativo. Zoom vs Google Meet

¿Cómo lo veis? ¿Más claro? La verdad es que hay para todos los gustos. Si lo que necesitas es algo sencillo, de llegar y empezar sin liarte mucho y solo quieres «reunirte», ambas son buenas soluciones si bien Google Meet se erige como el colmo de la sencillez.

Pero si necesitas algo con más herramientas, más preparación y sobre todo si la videoconferencia será con fines formativos desde luego que Zoom te va a aportar esas herramientas de productividad que te van a facilitar la vida.

Y ahora depende de ti. Nosotros nos vemos en quince días! ¡Videomarqueteros, hasta la próxima!

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Zapa

Propietario y fundador de Streamyng.

Especialista en desarrollo y arquitecturas de productos audiovisuales corporativos.

Apasionado de las nuevas tecnologías, Internet y todos los cachivaches que caigan en sus manos.