Eres el responsable de Comunicación Interna o RRHH de tu empresa.  Has de lidiar día a día con los problemas de siempre:   motivar a los compañeros, que lleguen los mensajes de la empresa, que participen en actividades comunes… Y los resultados no son todo lo satisfactorios que te gustaría hasta el punto que tú mismo cedes ante la pasividad  ¿Te suena esta situación?  Y si te dijera que tienes una herramienta a tu disposición que puede ayudarte a dar la vuelta a la tortilla?  En efecto.  El contenido más versátil y con más poder de conversión te ayudará a hacerte la vida más fácil con resultados inmediatos. ¡El vídeo al rescate!

Comunicación interna.  El departamento de la cohesión

Cuando alguien pregunta cuál cree que es el departamento más importante de una empresa las respuestas pueden variar un poco pero todas tendrán una característica común: Raramente van a mencionar al departamento encargado de realizar las estrategias de comunicación interna para los empleados.  Te dirán I+D, Marketing, Ventas y los más pelotas puede que digan Dirección por aquello de no saber dónde van a ir a parar sus respuestas.  En cualquier caso siempre vamos a ver cómo paga el pato el departamento encargado de la comunicación interna, que con suerte suele ser el de RRHH y los más afortunados tendrán departamento específico interno o algún otro departamento asesorado por agencias de terceros, que las hay y además muy buenas.

Y sin embargo el tema de la Comunicación Interna es importantísimo.  Básicamente porque es el que contribuye a crear un clima de confianza que fluya en todas direcciones, a la transparencia de objetivos e información corporativa y que esto redunde en unas buenas relaciones entre los diferentes departamentos.  No hace falta ser un lince para saber que si esto se consigue, la empresa va a tener unos empleados más motivados, una cultura empresarial mucho más cimentada y con todo ello se va a disparar la productividad de la empresa.  Nada, minucias… 🙂

El vídeo como contenido perfecto para Comunicación Interna

Y ante este panorama a estas alturas no creo que haya mucho que decir ante las ventajas de los contenidos audiovisuales.  Ya hemos hablado de su capacidad intrínseca para ser un contenido efectivo por naturaleza, también más directo y de largo con el más alto nivel de engagement de todos los contenidos digitales.  Aplicado a la Comunicación Interna aparecen además una serie de ventajas específicas como las que listamos a continuación.

▶ Optimiza la transmisión de mensajes

Todo el mundo sabe aquello de que «una imagen vale más que mil palabras».  Esta frase que se ha convertido en dicho popular se cree que en realidad viene de un estudio realizado en 1921 por Fred R.Barnard en el diario sobre anuncios comerciales Printer’s Ink en el que analizaba la efectividad de un anuncio puesto en el tranvía. La consultora Forrester va más allá y afirma que un vídeo (de un minuto) equivale a 1.8 millones de palabras.

Obviamente este cálculo yo no lo tomaría de forma literal por mucho Forrester que haya detrás del estudio pero sí que da una idea de lo en serio que la consultora se toma el tema de la efectividad del vídeo en cuanto a la transmisión de un mensaje.  Simplemente no tiene competencia en comparación con otros contenidos de comunicación.

Te lo mostramos con un caso de uso.  Imagina que uno de los empleados tiene un problema y ha de llamar a un técnico para que se lo resuelva.  El técnico interrumpirá su tarea, se desplazará al puesto de trabajo del empleado y lo primero que hará será señalar su pantalla al tiempo que le va explicando la solución al problema.   La combinación de palabra e imagen es la que empleamos porque se complementan a la perfección y el vídeo imita y optimiza este proceso.  Este usuario podría ver un vídeo explicativo referente a la solución de su problema con lo cual no tendría que llamar al técnico y éste no tendría que interrumpir sus tareas.  El no depender del técnico hace además que el usuario interiorice más la solución y le de la sensación que en realidad ha resuelto él el problema  ¿En qué redunda esto? Correcto: productividad desatada e incremento de confianza y seguridad del usuario.

▶ Mejorar el sentimiento de pertenencia

Es uno de los bastiones de la Comunicación Interna.  Cuando un empleado siente que se le informa puntualmente de todo lo que le concierne e incluso de cosas que a priori no le conciernan siempre vamos a ver cómo su nivel de implicación también se incrementa puesto que se siente parte de un grupo.  Esto ocurre también cuando se forma parte de actividades empresariales o dinámicas de grupo especialmente diseñadas con este objetivo.

En este sentido el vídeo es una herramienta de incalculable valor y que además puede hacerlo de dos maneras diferentes.  Una es la tradicional en la que podemos ofrecerle vídeos en los que se use intensivamente el storytelling para que el empleado se sienta identificado con el mensaje que le estamos transmitiendo.  La segunda es promover el vídeo como actividad para eventos especiales como Navidad.  Un vídeo de empresa en el que participen todos los empleados (y aquí hago hincapié enorme en la palabra TODOS) haciendo cosas que podrían incluso parecer algo ridículas (como bailar o aparecer maquillados de alguna manera) puede ser una manera excelente para hacer que trabajadores de diferentes departamentos se relacionen, se conozcan y se intensifique el arraigo que tienen en común que no es otra cosa que la empresa en la que trabajan.

▶ Transmisión de los valores de imagen y marca

Todos sabemos de la importancia del branding a la hora de comunicarnos con el exterior, ya que es el vehículo que tenemos para expresar la filosofía de nuestra empresa, nuestros valores, nuestra manera de trabajar… Entonces ¿por qué no hacemos lo mismo con los mensajes de nuestra comunicación interna?  Sin embargo hemos de avisar también que puede tratarse de un arma de doble filo si estos valores e imagen de marca difieren de la realidad tangible del trabajador.  ¿Cómo crees que se sentiría un empleado si ve un vídeo corporativo en el que todo es maravilloso desde su puesto oscuro, mal pagado, mal recompensado y sin saber quién es su vecino de al lado?  Y no es que aquí el vídeo no funcione.  Es que si se da un atisbo de esa situación tienes un problema gordo con tus empleados que no tiene nada que ver con la efectividad del vídeo.

Después de este pequeño rapapolvo, dando por sentado que el branding y valores de la empresa se ajustan a la realidad, el vídeo va a hacer que estos valores arraiguen en tus empleados y que estos interioricen estos valores como sinónimo de tu empresa.  Básicamente se trata de los mismos efectos que tendría una campaña de comunicación externa pero que aplicada internamente ayuda a motivar a tus empleados.

▶ Se difunden valores como innovación, colaboración, trabajo en equipo, etc.

Aparte de los valores propios de la empresa y la imagen de branding hay una serie de factores que van ligados al vídeo cuando se utiliza para multiplicar la efectividad de los procesos corporativos.  Y estos están ahí siempre sin importar el tipo de empresa.   Cuando basemos nuestras estrategias para abordar los procesos corporativos en el vídeo como elemento central, estaremos hablando del Pervasive Video.  Es un concepto tan potente que le dediqué un artículo a él solito y que puedes consultar aquí si estás interesado en profundizar en él.

El uso del vídeo aún no está fuertemente arraigado en las estrategias de comunicación interna de las empresas, desgraciadamente.  Esto hace que en cuanto se empieza a usar se perciba como algo innovador así que no hay mal que por bien no venga.  Aprovechemos ahora que aún puede servirnos para mostrarnos como una empresa transparente, innovadora y comunicativa.

Y cuando hablamos de vídeo, por supuesto no nos referimos solo al típico vídeo corporativo.  Podemos organizar reuniones virtuales, videoconferencias grupales… que también nos servirán para mantener el contacto pese a la distancia y mantener la cohesión de la empresa como grupo.

▶ Añade un canal más de comunicación.  Afianza los canales digitales.

A estas alturas no debería ser para nada vanguardista  el uso del vídeo en nuestra estrategia online.  En cualquier caso siempre abre la opción a tener una ventana de comunicación más amplia además de los otros métodos que ya estemos llevando a cabo como el envío de newsletters, la intranet o la red social corporativa en caso que dispongamos de una.

Gracias al vídeo las estrategias de Comunicación Interna cohesionan a los trabajadores como un grupo. Imagen diseñada por Freepik https://www.freepik.com/free-vector/surfing-the-internet-concept_1338572.htm

Aplicaciones prácticas del vídeo en Comunicación Interna

Aunque ya hemos visto algunos casos de uso y ejemplos prácticos vamos a poner sobre el papel situaciones en el ámbito de la Comunicación Interna en el que el vídeo puede desarrollar un papel fundamental.

Papel en gestión del cambio, explicación de procesos.  Cuando decidimos emprender un proceso de cambio como pueda ser la misma transformación digital de la empresa, tener una línea de comunicación que explique paso a paso mostrando ejemplos de los nuevos procesos es vital.  Esta línea será la guía del empleado a la que podrá recurrir para aprender los nuevos métodos.  Hay que tener en cuenta que durante estos procesos estratégicos siempre vamos a tener falta de personal que se encargue de hacer de «embajadores» del cambio y el vídeo ayudará a que no estén saturados.  Es indispensable que este grupo de empleados que sea sensible y tenga inquietudes por este tipo de procesos.  Hagamos que se empape de los vídeos y que pueda indicar a sus compañeros cuál es el vídeo que puede consultar y en última instancia explicar ellos mismos los nuevos procesos.

Welcome Pack.  La llegada de un nuevo empleado a la empresa supone una serie de trámites y de procesos de aprendizaje de los que pueden hacerse cargo mediante vídeos en su mayoría.  Una introducción de la empresa, cómo se tienen que llevar a cabo los diferentes procedimientos, mensajes de bienvenida, etc.

Eventos.  Para empresas grandes a las que les es imposible hacer un evento al que puedan asistir todos los empleados siempre tendrán el recurso del live streaming. Junto a la transmisión en directo del evento se puede colocar un chat que esté dirigido  por algún Community Manager Interno o alguna persona que esté asistiendo al evento in-situ que pueda resolver posibles dudas, recoger cuestiones para traspasarlas a los invitados, etc.  En este artículo te explicamos cómo hacerlo si eres manitas con el WordPress.

Comunicaciones corporativas. Cualquier tipo de mensaje que por su importancia queramos que sea recibido con interés por parte de toda la empresa puede apoyarse en el vídeo como vehículo perfecto.  Es mucho más personal, directo y además aporta una información fundamental como es el lenguaje de nuestro propio cuerpo.  ¡Cuántas veces no habremos tenido problemas en un chat por decir algo sin que se nos vea la sonrisa en la cara…!

Packs de formación y reciclaje. Igual que en los procesos de gestión del cambio,una empresa cuyo objetivo sea estar siempre a la vanguardia ha de procurar que sus empleados también lo estén.  Para ello, la formación basada en e-learning es tremendamente productiva y efectiva.  Los videotutoriales y lecciones enseñando nuevos procedimientos acudirán en ayuda de los empleados y además mejorará la percepción de la empresa en cuanto a adopción de los últimos métodos de trabajo.

Las mejores plataformas de Comunicación Interna

Un buen contenido de comunicación interna no es nada si no tenemos un medio para hacerlo llegar a los empleados.  Gracias a que el vídeo es uno de los contenidos más versátiles y adaptables podremos usarlo en variedad de canales.  Hay algunos más que los listados a continuación, sin embargo creo que estos serán con los que conseguirás una efectividad probada.

Las RSC son el vehículo perfecto para nuestros vídeos de Comunicación Interna. Imagen: Blog Microsoft Office https://blogs.office.com/en-us/2017/05/16/new-in-yammer-building-a-more-connected-and-engaged-organization/

RSC

Las Redes Sociales Corporativas son una solución excelente.  Aprovechan el know-how que ha adquirido el empleado en su día a día con las Redes Sociales Generalistas con lo que la curva de aprendizaje es ridícula y es un medio que se ha probado como excelente para la inserción y consumo de vídeos.

Newsletters

Antes que las RSC y antes incluso que la Intranet estaba nuestra buena amiga la Newsletter y lo sigue estando luchando contra viento y marea.  A pesar que pueda verse como un medio obsoleto la verdad es que el correo electrónico de toda la vida no ha dejado de estar ahí de la misma manera que el email marketing tampoco ha dejado de ser una herramienta valiosísima.  Gracias a que se pueden enviar correos en formato HTML no tendremos ningún problema en añadir vídeos siempre que estos estén alojados en una plataforma externa y no como adjuntos.  Te sorprenderá el porcentaje de efectividad respecto a las newsletter sin vídeo.

Apps de mensajería

La última tendencia en herramientas corporativas viene del desarrollo de plataformas móviles.  Tienen a su favor su versatilidad y ubicuidad.  Apps como Slack están pegando muy fuerte en el panorama empresarial.  Inicialmente estaba vista como una herramienta más propia de departamentos techies pero su alta conectividad e integración con otras aplicaciones corporativas ha hecho que se vaya adoptando en más departamentos.  A ello súmale la recién aparecida Whatsapp for Business y también las soluciones de Facebook.  Todas ellas han apostado por el vídeo y el resultado se puede observar a primera vista.  El vídeo continúa siendo el rey de los contenidos dentro y fuera de la empresa.

Comunicación Interna y Vídeo.  Un matrimonio que hay que cuidar.

Espero que este completo artículo te haya ayudado a ver las posibilidades que tiene el uso del vídeo como ventana de comunicación en tu estrategia.  Como colofón me gustaría añadir dos cosas de suma importancia que aprendí durante mi estancia en Zyncro.  Y es que como buen matrimonio, hay que cuidarlo.

• No basta con tener una RSC y desentendernos.  O de publicar cualquier cosa en vídeo creyendo que el formato nos hará el trabajo.  Como todas las cosas en la vida, hay que hacerlo con mimo y cariño.  Una RSC no te va a funcionar por sí sola a menos que hayas planeado previamente una estrategia que comprenda periodos de dinamización.  Aquí la figura del Internal Community Manager vuelve a aparecer.  De la misma manera, un vídeo por sí solo no te va a funcionar a menos que contenga contenido de valor.
• La segunda cosa es que si se quiere tener un grupo compacto ha de incluir por encima de todo a sus líderes en las actividades.  Recuerda que ‘líder’ no es solamente el que dirige sino el primero que tira del carro.  Por ello han de estar implicados en las actividades, participar en los vídeos y lo más importante, creer en estas estrategias.

Y ahora… ¡adelante!  Tienes todas las herramientas a tu disposición para disparar el engagement interno.  Piensa, planifica, crea y… disfruta.

Imagen de cabecera diseñada por Freepik

Zapa

Propietario y fundador de Streamyng.

Especialista en desarrollo y arquitecturas de productos audiovisuales corporativos.

Apasionado de las nuevas tecnologías, Internet y todos los cachivaches que caigan en sus manos.