¿Qué tal, videomarketeros? Hoy tratamos un tema que en otras circunstancias no tocaríamos. Pero en estos tiempos considero que las circunstancias son excepcionales y si uno tiene un conocimiento que puede ayudar a la gente es una irresponsabilidad no ponerlo al alcance de quien lo necesita.

Los que me conocen personalmente saben que además de ser experto en Marketing Audiovisual se me da muy bien el tema técnico e informático en general. He usado Teamviewer para realizar teletrabajo de forma asidua en mis dos últimas etapas profesionales cuando trabajaba por cuenta ajena y sé cómo funciona.

Aunque hoy en dia se puede hacer casi de todo online gracias a la nube, hay muchas empresas que siguen confiando en el trabajo local por diversas razones. Para ellas, el confinamiento tiene un doble efecto negativo y este tutorial de teletrabajo será de gran ayuda.

Así que si lo que buscas es un tutorial para manejar un ordenador de forma remota y poder teletrabajar, estás en el sitio correcto. Nuestro objetivo es que cuando acabes este tutorial tengas un ordenador conectado directamente a tu ordenador de trabajo habitual para poder manejarlo a distancia como si estuvieras allí. Vamos allá.

Qué necesitamos para hacer teletrabajo

Para montar nuestra estación de teletrabajo necesitaremos básicamente tres cosas.

• Un ordenador huésped (host). Será el ordenador principal en el que solemos trabajar normalmente. Suele ser un ordenador con poca movilidad (tipo torre).
• Un ordenador cliente. Es el ordenador que usaremos desde casa (o cualquier lugar con conexión a Internet) para conectarnos al host y usarlo como si estuviéramos allí.
• Línea de Internet. Para tener la mejor experiencia de usuario necesitamos tener nuestros ordenadores cliente y host conectados mediante cable de red (mucho mejor que wifi) y disponer de una conexión potente (fibra óptica). Eso no quiere decir que no se pueda hacer con wifi pero seguramente acabarás harto en la primera intentona por la lentitud y el que todo vaya a trancas y barrancas (lo que en argot denominamos lag).
• Un programa que interconecte los dos ordenadores de manera segura. En nuestro caso usaremos el programa Teamviewer.

Cómo montar una estación de teletrabajo con Teamviewer

1. Conseguir los permisos necesarios

Si eres autónomo o el único integrante de tu empresa seguramente este paso te lo podrás saltar. En caso contrario lo primero que has de hacer es ponerte en contacto con el departamento informático de tu empresa.

Es muy posible que estén aplicando una política de seguridad que regule las conexiones externas por lo que si vas a conectar con tu ordenador desde fuera tengan que «abrir algunos grifos» para dejarte pasar.

Por norma general, cuanto más grande es la empresa más restrictiva es esta política hasta el punto de prohibir terminantemente este tipo de práctica o como mucho proponerte una solución a su medida que puede estar o no basada en Teamviewer.

Por otro lado si tu empresa es pequeña puede que incluso te pongan una medalla por teletrabajar. Y si eres autónomo mantén una breve conversación contigo mismo del rollo «Oye, (tu nombre aquí) podría teletrabajar, ¿verdad?. Sí claro. Gracias. De nada». Los cinco segundos mejor invertidos en esta crisis ?.

2. Instalar Teamviewer en los ordenadores

Lo primero de todo es ir a la página de descarga de la web oficial de Teamviewer y descargar el software correspondiente.

Como verás es multiplataforma y tienen software tanto para Windows como para iOs, Android o LInux. Lo mejor de todo es que es interconectable y desde nuestro cliente podremos manejar cualquier dispositivo que tengamos agregado sin importar su sistema.

Ahora tenemos que instalar el programa en el/los ordenadores que queramos conectar.

Cuando arranquemos el instalador tendremos que el tipo de instalación que queremos y el uso que daremos. Hay que dejar bien claro que si vamos a sacar provecho económico por usar Teamviewer hay que pagar una licencia por ello. En caso que lo utilicemos para uso personal o no comercial podremos usarlo gratuitamente.

Para nuestro caso usaremos la instalación por defecto (Default) y uso personal.

Autorizaremos a Teamviewer para que haga los cambios pertinentes y nos saldrá ya la pantalla del programa.

Llegados a este punto ya podríamos usarlo pero vamos a ir un paso más allá. Nos crearemos una cuenta desde la cual podamos agregar ordenadores fijos.

Pensad en ello como los «favoritos» del navegador. Si no los tuviéramos tendríamos que escribir la web del navegador cada vez que quisiéramos ir. Creando la cuenta podremos acceder a nuestro ordenador con un solo click. Este es un paso que solo tendremos que hacer una vez.

Para crear la cuenta hacemos click en símbolo de usuario de la esquina superior izquierda

Seguidamente haremos click en la opción «Sign up» en la parte derecha

Rellenamos nuestros datos personales, escogemos nuestra contraseña y hacemos click en «next»

Y luego «Finish» en el último cuadro. A continuación deberemos acceder a la dirección de e-mail que hemos proporcionado para activar nuestra cuenta como suele ser habitual.

Si ya teníamos la cuenta creada de una instalación anterior, simplemente pondremos nuestras credenciales para acceder en la pantalla de «Sign in».

3. Configurar el ordenador host para permitir la conexión desde casa

Realmente el proceso para configurar nuestro host y poder trabajar desde casa es prácticamente idéntico solo que tendremos que realizar un paso adicional.

1. Instalamos Teamviewer en el ordenador de trabajo de la misma manera que en el ordenador cliente.
2. Iniciamos sesión con nuestra cuenta de Teamviewer.
3. Y este es el paso adicional. Tenemos que añadir el ordenador a nuestra lista de ordenadores gestionables de forma remota. Para ello hay que hacer click en el icono en el que sale una figura humana con el símbolo +. Y al desplegarse el menú contextual hay que hacer click en la primera opción la de «Añadir este ordenador».

Ahora se nos van a pedir datos para el acceso no presencial. Primero pondremos un nombre que identifique al ordenador en nuestra lista (Por ejemplo, «Trabajo») y luego procederemos a poner una contraseña de acceso para aumentar el nivel de seguridad.

Y listo. A partir de este momento el ordenador queda añadido a la lista y será accesible desde cualquier puesto en el que se inicie la sesión en Teamviewer y desde cualquier dispositivo.

? Importante

Un paso importante es indicar a Teamviewer que se inicie cuando se inicie Windows. En caso contrario si el ordenador se nos cuelga o reinicia por cualquier causa no podremos volver a conectar.

Para ello hemos de ir al menú «Extras» en Teamviewer y hacer click en «Opciones»

Y asegurarnos que tenemos marcada la casilla correspondiente

Otra cosa que hemos de tener en cuenta. El ordenador remoto tendrá que estar encendido las 24h del día. Sí; hay maneras de encenderlo de manera remota pero es un método complicado para el usuario medio y que desde luego excede de los propósitos de esta guía.

Si te consideras un usario avanzado y quieres aprender a encender tu ordenador de manera remota para no tenerlo encendido siempre puedes seguir algunos de los tutoriales que encontrarás por Internet como este de ADSLZone o este de la misma Teamviewer.

3. Conectar al ordenador remoto

Ya tenemos los dos ordenadores preparados para realizar nuestra sesión de teletrabajo. Habréis visto que es de lo más sencillo.

Para iniciar la conexión remota de nuestra casa a nuestro host «Trabajo» simplemente hemos de seguir estos pasos.

• Iniciar Teamviewer desde nuestro ordenador cliente (el de casa).
• Ir a la sección «Ordenadores y contactos».
• Hacer doble click en el ordenador al que queremos conectar y que aparecerá con el nombre que le hemos dado («Trabajo»)

¡Y en ese momento sucederá la magia! En unos pocos segundos se abrirá una ventana donde podremos ver el escritorio de nuestro host (ordenador de trabajo) y podremos operar con él como si estuviéramos allí.

Opciones básicas para teletrabajar con Teamviewer

Tutoriales de Teamviewer hay a porrillo en Internet. No es mi intención aquí hacer uno en profundidad pero sí que conviene que tengáis presentes las características más básicas. Sobre todo en lo que concierne a manejo y seguridad.

La barra superior

Al abrirse la sesión con Teamviewer tenemos la vista por defecto en una ventana con el escritorio del ordenador remoto. Y en la parte superior fijáos que hay una barra con diferentes botones. No nos interesa ver todos ya que Teamviewer está pensado sobre todo como herramienta de asistencia. Es decir, cuando un operario tiene un problema con el ordenador, el especialista se conecta con Teamviewer y lo soluciona.

Yendo de izquierda a derecha vemos lo siguiente

El botón con la marca X de la izquierda. Sirve para cerrar la sesión. Tiene el mismo efecto que si cerramos la ventana.

El botón ‘Inicio’. Te lleva a la pantalla de opciones de Teamviewer para ese ordenador. No entraremos en ello y lo dejamos como está.

Pestaña «Acciones»

Al hacer click en él se nos ofrecen diferentes opciones que hay que tener en cuenta.

La primera acción interesante es la de «Bloquear». Activa el bloqueo de Windows en el ordenador. Para volver a operar con él habrá que introducir el usuario y contraseña de Windows.

Reiniciar. Como su nombre indica lo que hará es reiniciar el ordenador remoto. Es útil cuando instalamos un programa nuevo o cambiamos la configuración de algún programa.

Durante el reinicio como es normal, se cerrará la sesión de Teamviewer y cuando se detecte que el ordenador remoto a finalizado el reinicio Teamviewer nos avisará para que volvamos a abrir la sesión.

Enviar Ctrl+Alt+Del. Para esas situaciones en las que el ordenador no responde y hemos de acceder al administrador de tareas y finalizar algún proceso. O si queremos iniciar nueva sesión.

Enviar combinaciones de teclado. Sirve para que los atajos como Ctrl+C y Ctrl+V (copiar y pegar) funcionen.

Pestaña «Ver»

Seguramente habrás notado que sí, puedes operar con el ordenador pero no va «suelto». Como que la respuesta no es instantánea. Eso se debe a la velocidad de la red.

Teamviewer hace un buen trabajo optimizando la información enviada pero puede darse el caso que aún así el trabajo se vuelva farragoso. Para acelerarlo podemos escoger alguna de las opciones de visualización.

En la primera sección, «escalado» podemos escoger los diferentes modos de «encaje» del escritorio en nuestra propia pantalla. Ya sea automática, respetando las dimensiones originales o «estirándolo» hasta que ocupe toda nuestra pantalla.

La sección «calidad» hace referencia al cómo vamos a ver el escritorio directamente. Aquí podremos modificar el equilibrio entre velocidad y calidad de imagen. Con un ordenador potente y una buena velocidad podremos optar por la calidad. En caso que haya problemas activaremos la optimización de la velocidad.

También podremos modificar la resolución en el siguiente apartado. Así como ocultar el papel tapiz y el puntero del Windows remoto. Todo para aumentar el rendimiento.

Pestaña «Archivos y extras»

Saltamos directamente al final donde nos interesa la opción de la transferencia de ficheros.

Nos interesa esta opción marcada que nos abrirá la ventana de transferencia de ficheros entre los dos ordenadores.

Como veis es muy sencillo. Tenemos dos ventanas con exploradores de archivos. Uno del ordenador local (el de casa) en la izquierda y otro del ordenador remoto (el del trabajo) a la derecha.

Como si fueran dos ventanas de windows seleccionamos los archivos y los arrastramos de una ventana a otra.

Mi sugerencia es que es preferible usar un servicio de terceros tipo Dropbox o Gdrive. La velocidad de transferencia es mucho mayor y los archivos están disponibles en la nube.

Opciones de seguridad

Usar contraseña no segura sino HIPERSEGURA

Las comunicaciones de Teamviewer están encriptadas y tienen un nivel de seguridad muy alto. Pero no servirá de nada si nuestra cuenta de Teamviewer está protegida con una contraseña tipo «Teamviewer», «MaríaTeamViewer», «1234», etc. Una contraseña fuerte ha de ser del tipo «AOCM$)=5%-654+$=)klci9FFm»

Como no resulta muy fácil de recordar recomiendo encarecidamente usar un gestor de contraseñas como Lastpass o Lockwise para gestionar, no solo la contraseña de TeamViewer sino la de cualquier servicio que estés usando con contraseñas de este tipo.

Activar autenticación en dos pasos

Otra recomendación a tener en cuenta. Para mí es imprescindible activar la autenticación en dos pasos. Añade una capa de seguridad extra que hace imposible el acceso a tu cuenta Teamviewer incluso aunque hayan petado tu contraseña.

Para activar esta opción necesitarás una app en tu teléfono móvil como la que ofrece Google con su Google Authenticator. Así que descárgala e instálala en tu móvil.

Para activar la autenticación en dos pasos hay que…

1. Ir a la ventana de opciones de Teamviewer e ir a la sección de «ordenadores y contactos»





2. Se abrirá una página web de nuestra cuenta oficial de Teamviewer con una serie de opciones. Hemos de hacer click en «Activar».



3. Se abre un cuadro explicativo de lo que es la activación en dos pasos. Hacemos click en «Comenzar activación».
4. Un nuevo cuadro se abre con un código QR. Vamos a nuestro teléfono móvil, abrimos Google Authenticator y pulsamos sobre el símbolo «+» de la esquina inferior derecha.
5. Tendremos la opción tanto de escanear el código como de entrar una clave. Nosotros escogeremos la opción de escanear código.
6. Veremos que el teléfono se pone en «modo cámara» con un cuadro en el centro. Simplemente aproximamos el cuadro al código QR de nuestra pantalla y Teamviewer quedará añadido a Google Authenticator.
7. Volvemos a nuestro ordenador donde aún se muestra el código QR y pulsamos en «Siguiente».
8. Este paso es MUY IMPORTANTE. Se nos mostrará un código que hemos de mantener en un lugar seguro. Podemos copiarlo, imprimirlo o crear un pdf. Este código permitirá desactivar la autenticación de dos pasos por si tenemos algún problema al iniciar sesión en Teamviewer. Cuando lo tengamos a buen recaudo podemos continuar.
9. Para terminar la activación hemos de volver a nuestro móvil con Google Autenticator e insertar el código que nos da para Teamviewer en la pantalla de nuestro ordenador.



10. Para más seguridad veréis que el código cambia cada cierto tiempo en vuestro móvil.

Y ahora a teletrabajar

¡Listos! Ya tenemos todo listo para poder manejar nuestro ordenador a distancia. Espero que estas sesiones de teletrabajo sean productivas y por lo menos tengamos una leve sensación de que la rutina es similar a la que teníamos.

Cualquier comentario, duda o aportación que tengáis es importante que las compartáis en los comentarios para que otra gente se pueda beneficiar.

Nosotros sí que no paramos de hacer teletrabajo, radiotrabajo, videotrabajo, audiotrabajo y todo lo que se menee por ahí. Ya estamos preparando el próximo artículo que verá la luz en un par de semanitas. ¡Sed buenos, videomarketeros! ¡Hasta la próxima!

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Zapa

Propietario y fundador de Streamyng.

Especialista en desarrollo y arquitecturas de productos audiovisuales corporativos.

Apasionado de las nuevas tecnologías, Internet y todos los cachivaches que caigan en sus manos.