Podemos leerlo en varias cabeceras de revistas y diarios de negocios. «La transformación digital se dispara». «Hemos avanzado X años la transformación digital por el Covid». Pues yo digo NO.

Preparáos porque vienen curvas. Después de los meses de desconexión veraniega se viene un mega-maxi-hiper-artículo con toneladas de valor añadido. ¡Vamos!

Transformación Digital y PYME

Ahí, Zapa… volviendo de vacaciones con tu típico tufillo de ‘outsider’.

No, hombre… lo que pasa es que estos titulares, aparte de llamativos, son un poco tramposillos. Básicamente porque vienen de aquellos mismos que dicen que la crisis ha terminado cuando ven que las empresas del IBEX 35 suben. Bueno, tengo una noticia para ellos. España no es sólo el IBEX 35.

De hecho, el 99.9% del tejido empresarial español está compuesto por PYMES según datos de este año del Ministerio de Industria. Así que sería mucho más representativo indagar cómo está el tema de la transformación digital en este sector que en el de las gigantosaurias rollo Telecómica y Banco SanTupper.

A mí me interesa más el 99.9% restante. El que sufre lo indecible por no disponer de los recursos/conocimientos necesarios para afrontar cambios tan importantes. ¡Y es que se juegan mucho!

El cambio al paradigma digital conlleva un cambio de mentalidad total y se hace necesaria ayuda. Mucha ayuda. ¿Y qué pasa cuando no puedes acceder a esas consultoras de élite pero tienes la misma necesidad de transformación digital que las gigantosaurias? (aquí puntos suspensivos eternos).

Transformación digital. ¿Qué nos echa atrás?

Y aquí llegó el COVID. Y de repente todo el mundo usaba Zoom, iban a aprender bolillos en un curso online, todos vendían cupcakes de rábano por web y éramos la leche en bicicleta digital. Todo de la noche a la mañana.

Obviamente de nuevo unos titulares bonitos porque si fuera así no estaríamos donde estamos. Con un montón de empresarios preocupadísimos por su futuro y un montón de familias que dependen de ese trabajo por lo mismo.

¿Cómo es posible? ¿Qué es lo que hace que en este país ni siquiera algo tan salvaje como lo que está provocando el Covid empuje a la gente a adaptarse más rápidamente?

Pues porque la transformación digital no es moco de pavo para aquellos que no se mueven en el terreno. Y es normal. La gente se dedica a construir casas, arreglar coches, servir cervezas y desatascar tuberías… ¿Cómo van a hacer eso digitalmente?

Eso es lo más obvio. Pero estos meses he estado reflexionando, hablando con la gente, observando en mis desplazamientos a casas de cliente y hay más cosas a tener en cuenta.

Principales obstáculos para la transformación digital en la PYME

El principal error de los que han de proveer de recursos (leyes, ayudas, etc.) siempre es el mismo. La empatía. Nadie se mete en los zapatos del empresario que saca lo justo para pagar sueldos, impuestos y seguir adelante.

Una vez empiezas a recorrer y a hablar con la gente «real», la del 99.9%, te das cuenta que la mayoría de obstáculos se reducen a 3 básicamente.

• Miedo a lo desconocido.
• Falta de recursos.
• Esfuerzo de adaptación a nuevas herramientas y procedimientos.

Luego podemos hablar del resto de obstáculos. Aquellos que te encuentras una vez dentro del fregado por desconocimiento, consultoría deficiente, etc.

Entre estos podríamos encontrarnos con

• El reto de la privacidad.
• El tratamiento de datos.
• Ciberseguridad.
• Necesidad de formación.
• Cambio de mentalidad para cambiar a canales de venta digitales, etc.

Pero como digo, estos son resultados de una deficiente asesoría.

Vamos a ver cómo podemos enfrentarnos a los miedos principales y luego dar una miniguía para dar los primeros pasos en la transformación digital tengas el negocio que tengas.

Cómo afrontar los principales prejuicios contra la transformación digital

El Miedo a lo Desconocido

El miedo es un instinto primario que actúa como método de defensa ante una situación inesperada que pueda poner en peligro nuestra integridad.

Dicho así suena bastante jevi pero es lo que es. Nos ha acompañado desde la prehistoria y nos ha salvado de múltiples situaciones. El problema viene cuando se trata de una situación totalmente comprobada, con riesgo controlado, un cambio necesario y aún así no lo suficientemente crítico como para dar el salto al vacío.

Aquí entraríamos a hablar de desconfianza asociada mezclada con complejos y prejuicios. En fin.. todo aquello que nos autoimponemos como excusa porque sabemos perfectamente que «siempre vamos a tener razón»… hasta que no la tenemos.

Ante esta situación está claro lo que hemos de hacer. Hemos de crear programas de información. Pero no genéricos… sino de los de ir casa por casa y hacer simulaciones de «cómo sería esto si…».

En este sentido los números ayudan mucho porque son absolutos. Y no digamos ya si son números de nuestro propio negocio.

Para ello es necesaria la labor de auditores y consultores. Los primeros para saber cuál es el estado actual de la empresa y los segundos para diseñar virtualmente la hipotética nueva estructura de trabajo y el rendimiento que se le puede sacar.

Con todos estos números en la mano es difícil no perder el miedo y la desconfianza. Sin embargo es aquí cuando aparece el segundo gran obstáculo.

La falta de recursos

Zapa, te vas de la flapa, tío. Que si consultores, auditores… Eso vale un pastizal y te recuerdo que soy fontanero.

Pues sí. Toda la razón del mundo. Y es aquí cuando tendrían que entrar a saco las instituciones públicas ya sean estatales, autonómicas o locales. O todas juntas.

El cómo ya lo dejo a los expertos de impulso empresarial de la administración pública, pero se me ocurren varias cosas.

Creación de centros de asesoría para PYME y autónomos

Ojo que no hablamos del típico centro donde se imparten clases y talleres (que también) sino un centro que contemple la asignación de asesores personales al más puro estilo consultoría. Y que este asesor lleve de la mano a las empresas personalmente ayudando a diseñar un programa de transición y supervisando cada etapa del mismo.

Aquí en Barcelona tenemos algo parecido llamado Barcelona Activa y estoy seguro que en el resto de España y países hermanos latinoamericanos también. Sin embargo la acción de estos centros, aunque encomiable, es muy poco personal y bastante pasiva. Es decir que si quieres algo vas allí, asistes a los talleres y te lo curras tú mismo.

Sin embargo está demostrado que esto no es suficiente precisamente por la falta de recursos de las empresas (tiempo, transporte). Pues si Mahoma no va a la montaña… la montaña tendrá que ir a ellos. Y de aquí también la segunda medida.

Campañas informativas de puerta fría

Algo que tendría que haberse hecho hace ya mucho tiempo. No sirve de nada montar todo un dispositivo de asesoría PYME y autónomo si luego no se entera nadie.

Habría que dar a conocer todas estas medidas a los comercios de barrio y pequeñas empresas. Con funcionarios bien identificados que concierten citas personalmente (nada de teléfonos) o en su variante en reuniones de agrupaciones de comercio local, revistas de barrio, etc.

Programas de ayudas y subvenciones para invertir en transformación digital

Tal y como está el panorama nadie está para hora como para cargar con dispendios o abrir una nueva línea de crédito con el banco «en condiciones ventajosas» que diría De Guindos.

Pues casi que esos 20.000 millones de euros que nos debe algún banco se invirtieran de vuelta en forma de ayudas a fondo perdido para que tanto PYMES como autónomos puedan afrontar las inversiones necesarias para su propia transformación digital.

Talleres de simulación

Una de las herramientas que deberían usarse para convencer a la gente con poder de decisión en la empresa es la del taller de simulación. Este consistiría en diseñar cómo sería tu propia empresa una vez realizada la transformación digital y comparar los números de antes y después.

Al tratarse de una simulación completamente personalizada los directivos de las empresas podrían ver «in situ» lo que estarían perdiendo por no realizar la transición y cómo no hacerla supone una pérdida de oportunidad.

Esfuerzo de adaptación a nuevas herramientas y procedimientos

Otro de los stoppers más mencionados es por la dedicación de tiempo para aprender las nuevas herramientas y procedimientos.

Para esto no hay medicina ni vacuna posible dado que el tiempo es un recurso finito. Lo que el pueblo llano conocía como ciencia infusa es eso… una historia urbana. Así que teniendo esto claro habría que optar por otro tipo de estímulos y motivaciones.

Ponerlo lo más fácil posible

Usemos material interactivo y audiovisual, proyectemos siempre el objetivo y ventajas finales, destaquemos los beneficios del proceso.

Identificar a los embajadores de la transformación digital

Se trata de localizar aquellos miembros de la empresa que se muestren más entusiasmados con el cambio. No será difícil sobre todo si el personal cuenta con una media de edad baja. A ellos hay que tratarles como embajadores ya que serán los que nos ayuden a hacer ver la utilidad de la inversión que se está realizando.

Dar confianza con el ejemplo

Durante todo el tiempo de transición digital hemos de ofrecer ejemplos plausibles de la necesidad del cambio. Primero con empresas que ya hayan efectuado su propia transformación digital y ya estén experimentando sus beneficios. Todo ello sin caer en el estereotipo de que la transformación digital es solo para las grandes.

En un segundo plano hemos de ir destacando los logros conseguidos con cada paso que demos. Cada fase superada aportará beneficios instantáneos que podemos ofrecer a modo de «entremés» de lo que está por venir.

¿Cómo empezar la transformación digital en una PYME o autónomo?

Visto este panorama y viendo cómo van las cosas en esta Nueva Normalidad que de normal no tiene nada, uno podría decirse…

Vale, Zapa. Ya he vencido mis miedos y estoy convencido de que hay que digitalizarse. Pero… ¡que ya te dije que soy fontanero!

Pues como casi todo hijo de vecino en este país… sector servicios. Pero eso no quita para que estés sufriendo los efectos del Covid en tu negocio, ¿verdad? Pues aquí va una miniguía de cómo comenzar tu pequeña revolución digital para mitigar esos efectos.

Descripción de procesos actuales

Lo primero de todo es saber cuál es nuestro punto de partida. Esto es, hacer un análisis minucioso de TODAS las actividades que se realizan en el negocio y lo más importante… cómo las realizas.

Y cuando digo todas en mayúsculas es por algo. Si eres mecánico no me vale decir que arreglas coches porque seguro que ahí van implícitas muchas más tareas de las que yo personalmente no tengo ni idea. ¿Gestión de residuos? ¿Limpieza? ¿Mantenimiento del taller? ¿Inventario de piezas?

Análisis y desarrollo de nuevos procedimientos

Como véis es trabajo de picar piedra típico de un consultor. Con la radiografía de las actividades y procedimientos creada es entonces cuando se puede empezar a diseñar la estrategia digital creando los nuevos procedimientos en los que estos puedan sustituir a los originales.

Y después de ello se trataría de añadir los nuevos procedimientos que permitirían al negocio incrementar el valor añadido de sus servicios y dándole una ventaja competitiva sobre el resto.

La minirevolución digital que YA puedes iniciar

Vamos a ver algunos ejemplos de áreas en las que podemos iniciar una transición digital.

• Uso de software colaborativo (Slack, MS Teams). Algunos me preguntarán que ya me dirás cómo va a usar eso el propietario de un taller mecánico.
  MMmm… ¿es que acaso no tiene proveedores? ¿No tiene clientes? ¿No tiene un coche diferentes áreas de acción como mecánica, eléctrica, digital…? ¿Qué es lo que realmente frena el uso de este tipo de software? ¿Por qué no se puede usar para gestionar las horas del taller? ¿O las entradas y salidas de los coches…?
• Webinars (Zoom, Gotowebinar). Para promocionar nuevos servicios y ofertas. Para inculcar la idea de lo necesarias que son las revisiones anuales porque si no, pasa lo que pasa…
• Formación (Moodle, Canvas, Blackboard). Para tener una base de conocimientos y referencia. Para reciclar a tus empleados con técnicas para arreglar nuevas piezas. Para formar a nuevos empleados.
• Videoconferencias (Skype, Meet). Para hablar con el cliente y mostrarle lo que está estropeado sin que este tenga que moverse.
• Ecommerce (Woocommerce, Magento). Para ofrecer una manera cómoda a tu cliente de reserva de hora en el taller. Para ofrecer productos empaquetados (revisión + cambio de aceite). Para tener programa de puntos y fidelización…
• Uso de servicios en la nube (Docs, Office 365). Para tener acceso inmediato y desde cualquier dispositivo a los documentos más importantes de tu empresa. Legales, de facturación, gestión…

Y esto es solo un ejemplo rascando un poco sin tener yo ni idea de cómo funciona un taller mecánico. Imaginad lo que en estos tiempos de COVID podemos conseguir Una cosa está clara… en los comercios con clientela «fija», si esta te falla… o buscamos nuevas opciones para captar clientes o nuestro negocio morirá lentamente.

Ventajas de la transformación digital

Ya hemos visto cómo puede beneficiar la transformación digital, no solo a las grandes empresas sino también a autónomos y PYMEs.

A modo de resumen podemos decir que la superación de la barrera analógica abre la puerta a la conexión potencial de nuevos contactos. Y hablamos de una expansión que puede llegar a ser internacional dependiendo del área de negocio en la que se aplique.

Otra de las grandes ventajas que obtendremos es la del conocimiento de nuestro cliente a un nivel más profundo. El uso del Big Data nos puede permitir la creación de servicios y ofertas personalizadas que resultarán mucho más interesantes que las que igual estamos ofeciendo.

La eficiencia viene de la mano del uso de herramientas optimizadas y procedimientos adaptados al medio digital. Podemos ahorrarnos pasos en procesos existentes o crear procesos nuevos que antes no podíamos. Incluso si incluimos una IA podemos llevarnos una sorpresa del nivel de ahorro y eficiencia que puede suponer.

Aparte de ese tipo de ahorro también podemos ver como la cuenta de transportes, dietas, reuniones puede bajar drásticamente gracias a las reuniones online.

Mensaje final

Muchas empresas iniciaron ya su transición digital con éxito gracias a la disponibilidad de recursos que están a su alcance. Si queremos extender ese éxito al 99% de empresas restantes tiene que haber una implicación total por parte de las administraciones públicas.

Lo que tenemos delante lo hemos de ver como una oportunidad. Es por eso que los que mandan ahí arriba deberían dejarse de palabrerías, parches y chapuzas. Las PYMEs y autónomos necesitan ayuda (y algún que otro empujón ?) si queremos que sigan tirando del carro de la economía del país.

Impulso a los sectores tecnológicos, asesoramiento a empresas, digitalización, acercamiento del ecommerce y uso de las herramientas, formación hacia la industria 4.0… todo ello está en sus manos y es necesario.

Y como reentrada después del verano yo creo que ya está bien, ¿no? Dejadme en los comentarios todas vuestras dudas y experiencias ya que pueden ser de gran utilidad y valor para nuestra comunidad. Nos vemos en quince días. ¡Videomarqueteros, hasta la próxima!

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Zapa

Propietario y fundador de Streamyng.

Especialista en desarrollo y arquitecturas de productos audiovisuales corporativos.

Apasionado de las nuevas tecnologías, Internet y todos los cachivaches que caigan en sus manos.