Cuando llega la situación en la que hemos de cubrir un evento corporativo en vídeo por primera vez es posible que nos lo tomemos de maneras muy diferentes. Por norma general, y a menos que tengamos a una persona encargada de los menesteres audiovisuales (que sería lo más recomendable) la primera impresión es de pánico e incertidumbre. Es lo normal en una situación nueva que nos obliga a salir de la zona de confort. Y también es normal que se nos ocurran las excusas más variopintas para convertirnos en el mejor brownkicker y mandar el ‘marrón’ a otro de un puntapié.

Y la verdad es que no nos damos cuenta de que la cobertura de un evento corporativo en vídeo no tiene nada de marrón sino que es una oportunidad ENORME de posicionamiento (no solo electrónico sino en el imaginario colectivo). Esta es solo una de las razones por las que debemos arremangarnos y poner una buena cobertura en marcha pero hay más. La principal es que básicamente nuestra audiencia va a esperar esa cobertura en vídeo. Estamos en una época en la que el miedo por perdernos un detalle de algo importante hace que nos hiperconectemos y devoremos cualquier fuente de información para estar actualizados al segundo. Es lo que se conoce como fear of missing out o FOMO cuando se lleva al extremo.

No te voy a engañar. Cubrir un evento corporativo en vídeo es una tarea exigente que va a pedir lo mejor de ti. Más aún si no has realizado anteriormente algo parecido. A cambio vas a recibir la que posiblemente sea la recompensa más valiosa y cuantiosa en Videomarketing: notoriedad, engagement y un montón de contenidos que podrás explotar en todos tus canales de manera más variopinta sacando réditos de ello.

Separación del evento en bloques

Empecemos con el tema que ya me estoy enrollando demasiado con la parte motivacional. Tenemos un evento delante del cual hay que hacer la cobertura en vídeo. Bien. Ahora mismo te debe parecer un mastodonte. Un proyecto gigante que no sabes por dónde pillar ni por dónde empezar. No te preocupes. Eso pasa porque lo primero que hay que hacer es dar uno o varios pasos hacia atrás para que la perspectiva nos lo haga ver de un tamaño más asumible.

Cuando hagamos esto nos daremos cuenta que cualquier evento puede ser divisible en varias partes bien diferenciadas. Y además es posible que estas partes se puedan subdividir en ‘subpartes’. Inmediatamente empezarán a circular por tu cerebro ideas de cómo acometer cada parte por separado y a la vez crear un hilo conductor entre todas las partes. Es un puzzle que hay que ir resolviendo poco a poco. Así que con esa perspectiva en mente hay que hacer un esquema del evento. Ya sea escrito o visual. Es el primer paso para tener una visión global de lo que tenemos entre manos. Yo te voy a proponer un esquema que puede servir como base pero que seguro que podrás complementar con los actos exclusivos de tu evento.

Esquema básico de un evento corporativo

Preparativos o preproducción

Esta es la fase en la comienza la preparación del evento. Incluiremos aquí cosas como las siguientes

• Reuniones con el equipo de producción
• Reuniones con los proveedores
• Videoconferencias y llamadas telefónicas
• Visitas a las localizaciones preseleccionadas
• Elección de la localización definitiva
• Selección de catering
• Selección y producción de actividades complementarias (workshops, showcases…)
• … etc

Y tú me dirás… «¿Y qué hago con esto?» Pues lo veremos más adelante pero es importante no perder detalle de nada y tener varios clips grabados de todos estos preparativos. Recuerda siempre que más vale que sobre que no que falte.

Evento

La madre del cordero. Aquí es la parte donde pondremos toda la carte en el asador y al final acabaremos tan fulminados como satisfechos. ¡Te lo garantizo! ?. Vamos a ello.

• Recepción – Acreditaciones
• Evento principal. 1ª parte.
• Coffee Break
• Evento principal. 2ª parte
• Animaciones

Talleres y Exposiciones paralelas

En este apartado incluiremos todas aquellas actividades complementarias que se realicen durante la jornada. Pueden ser workshops, showcases, rutas o cualquier otra actividad que tengas programada. No hace falta decir que tendremos que obtener imágenes de todas ellas.

Despedida

Tampoco comentaremos mucho esta parte. Es posible que tengas algún acto o ceremonia especial que de punto y final al evento. Quizá incluso realices un sorteo, una fiesta con los VIPS o simplemente un discurso final.

Planificando la cobertura del evento en vídeo

Esta parte es sin duda la más importante a mi juicio. Sí, más importante incluso que la cobertura del evento en sí misma. Si lo piensas bien, la cobertura no es más que la ejecución de un plan elaborado previamente. Así que es importantísimo que dispongamos de tiempo para prepararlo y planificarlo convenientemente. ¿Cuánto tiempo? Pues… todo el que dispongamos. Obviamente también dependerá de las dimensiones del evento a cubrir en vídeo. De todos modos sabiendo que el tiempo no es algo que abunde en esta profesión yo te sugeriría que continuaras leyendo esta guía hasta el final y tú mismo/a podrás hacerte una idea del tiempo que necesitarás. Yo te recomiendo que te pongas en marcha desde el mismo momento que se sepa que vais a realizar el evento. Aplicaciones como Trello o Slack te ayudarán en la planificación.

Hecho este inciso sigamos con nuestro evento corporativo. Cuando lo tengamos disecado nos tocará tomar algunas decisiones que afectarán a su cobertura en vídeo tales como

• Plan de videomarketing a realizar con los vídeos. ¿Dónde se divulgarán? ¿Cada cuánto tiempo? ¿Dónde se incrustarán?
• ¿Qué cantidad de vídeos realizaremos?
• ¿Qué tono tono y ritmo tendrán cada uno (humorístico, serio, trepidante, informativo…)
• ¿Cuál será el equipo humano que intervendrá dentro y fuera de las cámaras? ¿Habrá comentarista? ¿Habrá entrevistador? ¿Quién se encarga de grabar? ¿Cómo se transporta el equipo?
• ¿Cuántos de los vídeos que tenemos planeados serán en directo? ¿Cuántos serán grabados?
• ¿Tenemos todo el equipo necesario para lo que queremos?

Tipos de vídeo a realizar en un evento corporativo

Para ayudarte a rellenar nuestro checklist particular voy a darte unas cuantas ideas de vídeos que puedes realizar durante el evento corporativo.

Preparativos

Para ir caldeando más el ambiente (suponiendo que ya se haya caldeado previamente con otras publicaciones) es una buena idea hacer pequeños vídeos en directo contando cómo van los preparativos del evento.  Sirven para conectar con la audiencia y hacerla consciente del esfuerzo realizado dedicado exclusivamente a ellos.

Snippets

Son pequeñas cápsulas grabadas, de muy corta duración que pueden ser narradas o acompañadas de rótulos.  Son sencillas y de consumo rápido.

Entrevistas

Es casi obligado hacer vídeos de entrevistas a alguno de los ponentes del evento o a algún invitado VIP.  Pueden intercalarse diversos flashes de la intervención del ponente.

Evento

Retransmisión en directo del evento o de parte del mismo. 

Videoclip actividades

Un videoclip de talante más divertido donde se vean las actividades que se han desarrollado además del evento principal.

Showcase

Si hay algún muestrario de producto puedes hacer un vídeo de la exposición acompañándote de algún responsable de producto que explique sus cualidades.

Videoclip evento

Un vídeo de ritmo alto, con música bastante cañera donde se resuma todo lo que ha supuesto el evento.

Despedida

Es buena idea también retransmitir en directo la despedida del evento y que el speaker del mismo tenga también alguna palabra dedicada a la audiencia online.

Making of

Video en el que se muestre el proceso que se ha vivido detrás de los bastidores para llevar a cabo el evento.

Tomas falsas y bloopers

Un vídeo divertido, intenso y con música cómica donde se vean los fallos e imprevistos durante la realización del evento corporativo.  Humaniza y acerca a la audiencia.

Después del evento corporativo

Casi se podría decir que el verdadero crédito de los vídeos que realices para cubrir el evento viene ahora. Todos tus canales: redes sociales, mensajería instantánea, e-mail, blog, intranet, red corporativa… puedes casi monopolizarlos durante un tiempo y obtener una gran repercusión que se transforme en más leads y oportunidades de negocio. Tu CRM acabará echando humo y seguramente los comerciales se van a acordar de ti durante un tiempo. Pero, hey! ¿No se trataba de eso? ?

Por supuesto que algo tan gordo e importante como cubrir un evento corporativo en vídeo tiene muchos más detalles y flecos pero creo que con este artículo sentamos las bases y servirá por lo menos para poner la máquina en marcha. Para cualquier duda dejad los comentarios y trataremos de resolverlo cuanto antes. Volvemos en quince días. ¡Videomarketeros, hasta la próxima!

Imagen destacada: Diseñada por Macrovector

Zapa

Propietario y fundador de Streamyng.

Especialista en desarrollo y arquitecturas de productos audiovisuales corporativos.

Apasionado de las nuevas tecnologías, Internet y todos los cachivaches que caigan en sus manos.